需要制订招展应急预案的三大原因

发布日期:2017-11-24 发布者:德马吉编辑

  1.招展可能失败的因素

  招展工作并不是一帆风顺的经济环境影响、市场发展变化、天灾人祸等情况都有可能影响招展工作的顺利进行,并且,这些风险的发生且具相当程度的不确定性和无法预见性。(图5一8招展可能失败的因素)因此,招展工作与其他工作一样,存在一定风险。如能事先做好应对招展风险的准备,分析风险对招展工作影响的具体原因,制定应急处置预案,从而采取切实的组织措施,就能有效降低风险对展览的影响。

  2.展览应急预案的制订

  应急预案是在深人对导致招展失败的不同因素进行分析后,通过对当时环境的有效评估并制订的解决方案。招展应急预案有以下几方面内容:

  (1)针对社会环境因素

  ◆展览组织机构应随时关注社会政治方面的形势和动态,从思想上保持必要的应急准备。

  如何在第一时间针对可能出现的危机可能性进行分析评估;

  ◆组织高素质的沟通团队应对由社会环境层面引起的具体问题。

  ◆制定应急宣传方案及展览组织的调整方案,如展期延期举办、展商结构调整等。

  (2)针对展览自身因素

  ◆展览组织机构要特别关注目标参展商针对展览的信息反馈,及时排除招展隐患,化解可能恶化的危机因素。

  ◆加强对展览项目可行性分析的再研究,找出不确定原因,提前进行预防,如对展馆面积的租订要适当,并争取留有余地等。

  ◆一旦展览招展出现难以挽回的情况,要尽早进行展览的项目转移处理,如与其他类似的展览合并等。

  ◆出现最严重的内部管理因素而导致无法按期举办展览,要本着最大限度减少损失(经济与信誉的损失)的原则,果断处理,尽早宣布展览改期、延期或停办,并对相关后果进行弥补。

  (3)针对突发事件因素

  ◆在相关展览招展协议、合同等文件中增设“不可抗力”的条款。

  ◆为目标参展商购买相关的保险。

  2003年“非典”疫情是极其严重的天灾人祸,展览业无疑受到了很大影响,针对这种情况,我国大多数的展览组织机构都选取了停办或延期举办的决定,对招展过程中已发生经济关系的参展商进行了事后补偿,有效地控制了危机恶化所带给展览组织者经济和信誉的损失。

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